01需求沟通与报价
从第一次提交需求到拿到可核对的报价单。
服务时间内提交的需求通常会在一个工作日内由顾问联系，先做一次简短确认，问清人数、时间窗与目的地倾向。若需求涉及多地出发或跨周末档期，回复里会同时给出可行档期和需要补充的信息，避免来回多轮。
一份完整报价会区分交通、住宿、餐饮、活动执行与物料、保险与服务费等项目，每一项都标注计价方式与人数假设。报价单末尾附费用不含项，方便对照内部预算口径核对；如果需要走比价流程，可以同时提供两套不同标准的对照版本。
可以。小规模团队更适合做精细化安排，比如半天行程、专题工作坊或城市内的短途活动。人数少时人均成本会受交通与场地起订量影响，顾问会在方案里说明哪些部分有起订门槛，并提供替代做法，方便你判断是否采用。
02人数调整与改期
把可变动的空间和截止时间提前讲明白。
在供应商确认的截止时间之前，人数一般都可以增减，增减部分按当期实际资源价格结算。临近出发时交通与住宿的可调整空间会缩小，具体以合同附件的变更条款为准，顾问会在确认前把关键时间节点单独列出来。
室外项目在预判到明显降雨或大风时会提前给出室内替代方案；若确需整体改期，改期产生的费用取决于交通与住宿的退改规则，方案中已列明。改期申请请尽早提出，越接近出发日可用的替代档期越少。
取消费用按已发生的采购与退改规则计算，未产生的部分不计入。确认前会提供一份时间轴，标明哪个日期之后取消会产生多少比例的费用，这条时间轴会写进合同，方便内部报批时说明。
03合同、票据与付款
对齐企业采购流程，减少财务往返。
可以。常见流程是需求确认、方案与报价定稿、合同签署、预付款、执行、尾款结算。合同可按采购方的模板协商条款，涉及保密要求可以另签保密协议；需要资质材料与开票信息时，一并提供。
按实际结算金额开具增值税发票，项目名称与合同一致。开票信息在合同签署时一次性收集，电子发票发送到指定邮箱，纸质发票按需寄送。若涉及分批次结算，可以按批次分别开票。
通常为签约后支付一定比例的预付款用于锁定资源，行程结束并完成结算确认后支付尾款。大额或跨期项目可以按阶段拆分。具体比例以合同为准，需要贴合内部预算周期的，可以在方案阶段提出。
04安全执行与交付
行前准备、现场对接与结束后的资料留存。
方案中包含交通承运方资质核对、住宿与场地的安全检查项、活动意外保险以及应急联络表。涉及户外或高强度项目时，会另附注意事项与人员限制说明，出发前以书面形式发给每位参与者。
根据人数与环节复杂度配备现场执行人员，负责签到、物料、时间控制与突发情况对接。人数较多的活动会设置总协调人与分组负责人，职责与联络方式在行前说明里公开。
结算完成后提供费用明细、发票以及活动记录资料，包括现场照片、签到与反馈汇总。需要用于内部复盘或对外传播的素材，可以在需求阶段提出使用范围与形式，执行时按约定留存。